Een Standard Operating Procedure (SOP) is een gedetailleerde, stapsgewijze instructie die beschrijft hoe specifieke taken binnen een organisatie uitgevoerd moeten worden. Door een duidelijke Standard Operating Procedure te implementeren, verminder je fouten, verbeter je de productiviteit en houd je iedereen op één lijn. Het is dé sleutel tot standaardisatie en succes in elke bedrijfsoperatie! En is nu geïntegreerd met Exact Online.
De Work Instruction App digitaliseerd de Standard Operating Procedure voor een leidraad bij het dagelijks uitvoeren van de werkzaamheden. De uitgevoerde werkzaamheden worden traceerbaar opgeslagen zodat de werkzaamheden geauditeerd kunnen worden. Met deze apps kan je de bedrijfsprocessen flexibel ondersteunen zoals: goederen ontvangsten controleren, werkbonnen laten aftekenen, inspecties uitvoeren en nieuwe mederwerkers inwerken. Door het gebruik van afbeeldingen, foto’s en video’s zijn de instructies duidelijk en altijd en overal te gebruiken in deze mobiele app.
Probeer de Werkinstructie App nu 1 maand gratis. Klik op de onderstaande knop om een account aan te maken:
Of kijk op onze Engelstalige productpagina voor meer informatie over de Work Instruction App.
“Bijna alle verbeteringen beginnen bij het vastleggen van je Standard Operating Procedures (SOP). Het volgen hiervan verkleint de kans op fouten en verhoogt de kwaliteit.” – Marieke Stoevenbelt
Exact Online koppelen
Log in in de Work Instruction App en ga naar de instellingen pagina door op het tandwiel icoontje te drukken in het menu:
Onder het tabblad Exact Online heb je de mogelijkheid om in te loggen bij Exact Online door te klikken op de Login knop:
Klik daar vervolgens op het land waar je Exact Online afneemt, vaak is dit Nederland:
Vervolgens wordt je doorgestuurd om in te loggen bij Exact Online. Wanneer je dat hebt gedaan krijg je de volgende toestemmingsvraag:
Vink daar de opties aan en druk op Toestaan. Daarna is de Work Instruction App gekoppeld aan Exact Online. Daarna kan je de gegevens vanuit Exact Online laden.
Gegevens laden
Wanneer de koppeling met Exact Online is gerealiseerd kan je de gegevens vanuit Exact Online laden. Ga daarvoor naar de instellingen van de Work Instruction App door op het tandwiel in het menu te klikken:
Klik vervolgens onder het tabblad “Exact Online” op de knop “Load all items to cache”:
Eerst worden alle eigenschappen van de Exact Online administratie geladen:
Vervolgens alle benodigde records van de verschillende Exact Online onderdelen:
Afhankelijk van het formaat van de gekozen Exact Online administratie kan dit even duren. Wanneer alle records geladen zijn wordt je doorgestuurd naar de hoofdpagina en kan je aan de slag:
Exact Online element toevoegen aan een werkinstructie
Druk op de groene knop met het witte plusje in het menu om een nieuwe werkinstructie aan te maken:
Druk op de knop om een element toe te voegen:
Er verschijnt een pop-up om een element te selecteren. Selecteer het benodigde element om deze aan de werkinstructie toe te voegen:
Wanneer het aanmaken van de werkinstructie gereed is druk je op de knop Publiceren om de instructie voor iedereen beschikbaar te maken.
Exact data selecteren in een werkinstructie
Wanneer je een Exact Online element hebt toegevoegd aan een werkinstructie definitie kan je deze gebruiken wanneer je werkinstructie uitvoert. Druk op de knop Start workflow om een werkinstructie te starten:
Wanneer je een Exact Online veld tegen komt kan je in het invoerveld het record opzoeken. Begin met typen van bijvoorbeeld het ordernummer. Na het invoeren van 2 karakters zal er een sugestie worden gegeven van het te selecteren record:
Het selecteren kan ook door het scannen een barcode wat overeen komt met het ordernummer. Wanneer je het record hebt geselecteerd worden de bijbehorende gegevens geladen en weergegeven:
Maak de werkinstructie verder af en sla je ingevoerde werk op.
Exact Online elementen in uitgevoerde werkinstructies
Druk op de knop Analyze om de uitgevoerde werkinstructies te kunnen bekijken:
Selecteer de opgeslagen werkinstructie uit de lijst. De geselecteerde gegevens uit Exact Online worden in de uitgevoerde werkinstructies weergegeven. Zo kunnen deze worden gebruikt voor tracking and tracing doeleinden:
