5S audit checklist: vragen per S, een score van 0 tot 4 en de audit digitaal

In het kort: een 5S audit is een korte, vaste ronde door één afdeling waarin een auditor elk van de vijf S (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren, standhouden) scoort aan de hand van een vaste lijst vragen. Met een score van 0 tot 4 per vraag, een foto per afdeling en elke keer dezelfde checklist zie je waar het wegzakt en of het beter wordt. Voer je de audit uit als digitale werkinstructie, dan wordt elke uitslag bewaard met datum, auditor en foto's.

Wat zijn de vijf S?

5S is een methode om een werkplek zo in te richten dat alles wat je nodig hebt binnen handbereik ligt, al het andere weg is en afwijkingen in één oogopslag zichtbaar zijn. De namen komen van vijf Japanse woorden. In het Nederlands gebruiken we vijf eigen woorden met een S; in het Engels en Duits gebeurt hetzelfde.

De eerste drie S veranderen de werkplek. De laatste twee zorgen dat die verandering er over zes maanden nog is. De 5S audit is daarvoor het belangrijkste hulpmiddel: hij toetst de standaard en maakt wegzakken zichtbaar voordat het de nieuwe norm wordt.

Hoe werkt een 5S audit?

Een 5S audit is geen schoonmaakcontrole. Je toetst of de afdeling voldoet aan de standaard die het team heeft afgesproken, en of die standaard nog klopt. Drie keuzes bepalen hoe bruikbaar de audit is.

• Scoren per S. De auditor beantwoordt per S een paar vragen, meestal drie tot vijf, allemaal op dezelfde schaal. Zo zie je waar het probleem zit: een afdeling kan brandschoon zijn (schoonmaken) en toch geen gemarkeerde plekken hebben (schikken).
• Frequentie. Een korte zelfcontrole door het team elke week houdt de aandacht vast. Een formele audit door iemand van buiten de afdeling eens per maand geeft een onafhankelijk beeld. Nieuwe afdelingen, of afdelingen met een lage score, audit je vaker.
• Wie audit. De beste auditor kent 5S maar werkt niet dagelijks in de afdeling: een teamleider van een andere lijn, een kwaliteitsmedewerker, een manager tijdens een rondgang over de werkvloer. Door auditors af te wisselen leert iedereen de standaard kennen en wordt de audit geen routinematig afvinklijstje.

Audit dezelfde afdeling altijd met dezelfde checklist. Alleen dan kun je scores over de tijd vergelijken. Pas de checklist aan als de standaard verandert en leg vast vanaf welke datum de nieuwe versie geldt.

Welke scoreschaal gebruik je?

Een schaal van 0 tot 4 is eenvoudig genoeg om snel te scoren en fijn genoeg om vooruitgang te zien. Beschrijf elk niveau, zodat twee auditors in dezelfde situatie dezelfde score geven.

De 5S audit checklist

Gebruik de vragen hieronder als vertrekpunt en maak ze passend voor je eigen afdeling. Een verspaningscel, een magazijngang en een kantoor vragen om andere details, maar de opbouw blijft gelijk.

Vijftien vragen kosten een ervaren auditor tien tot vijftien minuten per afdeling. Houd de lijst kort: een audit van een uur wordt niet elke maand gedaan.

Hoe voer je een 5S audit uit, stap voor stap?

1. Bepaal de afdelingen en de auditors

Deel het terrein op in afdelingen met een duidelijke grens en een verantwoordelijke teamleider. Elke afdeling krijgt een eigen audit, zodat de uitslag iets zegt over een team dat er ook iets mee kan. Maak een planning met per afdeling de auditor en de week.

2. Spreek de standaard af vóór de eerste audit

Maak een foto van elke afdeling in de gewenste situatie en spreek met het team af wat "op orde" betekent. Zonder gedeeld beeld van de standaard wordt de audit een discussie over smaak. Zet de foto in de checklist, zodat de auditor steeds met hetzelfde beeld vergelijkt.

3. Loop de afdeling rond op een onaangekondigd moment

Audit tijdens het normale werk, niet direct na een schoonmaakronde. Een aangekondigde audit meet hoe goed het team zich voorbereidt, niet hoe goed de standaard overeind blijft. Neem de checklist mee en loop een vaste route, zodat je geen hoek overslaat.

4. Scoor elke vraag en maak foto's

Geef elke vraag een score van 0 tot 4 volgens de afgesproken omschrijvingen. Maak een foto van de afdeling als geheel en van elke afwijking die een score verlaagt. Een foto voorkomt discussie achteraf en laat het team precies zien wat je zag.

5. Leg bevindingen vast en spreek acties af

Schrijf bij elke score onder de 3 op wat er mis is, wie het oplost en wanneer. Houd acties klein en concreet: "schaduwbord voor de momentsleutels ophangen", niet "gereedschapsopslag verbeteren".

6. Bespreek de uitslag direct met het team

Deel score en foto's met de teamleider voordat je de afdeling verlaat. Een uitslag die een week later per mail komt, heeft het grootste deel van zijn effect verloren. Begin met wat goed gaat en loop daarna de acties door.

7. Vergelijk uitslagen over de tijd en sluit de acties af

Kijk over meerdere audits naar de trend per afdeling en per S. Daalt de score voor standhouden terwijl de andere S stabiel blijven, dan is de zelfcontrole meestal gestopt. Controleer bij de volgende audit of de acties zijn afgerond; dat is de eerste vraag onder standhouden.

Hoe maak je de 5S audit digitaal?

Een papieren checklist werkt, maar de uitslagen belanden in een map en audits vergelijken betekent alles overtikken in Excel. Als digitale checklist doe je de audit op een telefoon of tablet in de afdeling zelf, en elk antwoord wordt bij de uitvoering bewaard. Een praktische opbouw:

1. Eén stap per S. Vijf stappen, elk met de drie tot vijf vragen van die S. De auditor ziet steeds één S en raakt het overzicht niet kwijt.
2. Een keuzerondje per vraag. Een keuzerondje met de opties 0 tot 4 geeft elke vraag dezelfde schaal. Een schuifregelaar van 0 tot 4 kan ook, maar een schuifregelaar kun je niet verplicht maken. Zet de betekenis van de scores in een uitlegblok bovenaan de stap.
3. Een foto per afdeling. Een fotoblok in elke stap, zodat de auditor de situatie voor die S vastlegt. Een afbeelding ernaast toont de gewenste situatie als referentie.
4. Verplichte velden. Maak de scorevragen en de foto Verplicht. De audit kan dan niet worden afgerond met een overgeslagen vraag, dus elke uitslag is compleet.
5. Een tekstvak voor bevindingen. Eén tekstvak aan het eind voor afwijkingen en afgesproken acties, en een handtekeningblok voor de auditor als je kwaliteitssysteem daarom vraagt.

In de praktijk met digitale werkinstructies

In de Work Instruction App bouw je de audit in de editor in de browser als werkinstructie met de blokken hierboven, en publiceer je hem. Elke afdeling krijgt een QR-code of NFC-tag bij de ingang; de auditor scant hem en de juiste audit opent. Geef elke afdeling een eigen exemplaar van de audit, zodat de uitvoeringen samen de historie van die afdeling vormen. Wil je liever één audit voor alle afdelingen, begin dan met een selectieblok voor de afdeling; met zoeken in antwoorden (minstens drie tekens) vind je dan de audits van één afdeling op de naam.

Elke afgeronde uitvoering legt de auditor, begin- en eindtijd, de versie van de checklist en elke score en foto vast. In de lijst met afgeronde uitvoeringen filter je per werkinstructie, per gebruiker en per periode, zodat de audits van één afdeling over de afgelopen maanden naast elkaar staan. Pas je de checklist aan, dan maakt publiceren een nieuwe versie en blijven oudere audits gekoppeld aan de versie waarmee ze zijn gedaan. Dat is de audit trail waar een externe auditor om vraagt.

Bevindingen die door meerdere mensen worden opgepakt, kun je bijhouden in een logboek voor de afdeling of machine, waar het team berichten toevoegt tot de actie klaar is. Voor de algemene aanpak van een goede instructie lees je werkinstructie maken.

Hoe houd je standhouden levend?

De meeste 5S-trajecten stranden niet op de eerste drie S. Ze stranden als de aandacht naar iets anders gaat en niemand merkt dat de rommel langzaam terugkomt. Deze gewoontes houden standhouden levend:

• Audit in een vast ritme. Zet de audits in de planning en behandel een gemiste audit als bevinding op zich.
• Maak uitslagen zichtbaar. Hang de laatste score en foto's van elke afdeling op het teambord. Een team dat zijn eigen trend ziet, gaat er iets mee doen.
• Sluit acties af. Een actie die maanden openstaat, vertelt het team dat de audit er niet toe doet.
• Laat het team zichzelf auditen. De wekelijkse zelfcontrole met dezelfde checklist maakt de standaard van het team, niet van de auditor.
• Houd de standaard actueel. Verandert het werk, pas dan de foto van de gewenste situatie en de checklist aan. Een standaard die niet meer past, wordt genegeerd.
• Leidinggevenden lopen de werkvloer op. Een manager die regelmatig zelf een audit doet, vragen stelt en obstakels helpt wegnemen, laat zien dat 5S bij het werk hoort.

5S is de basis onder gestandaardiseerd werk in de productie: op een opgeruimde werkplek zijn de stappen in een werkinstructie makkelijker te volgen en vallen afwijkingen eerder op. Een digitale audit maakt het resultaat meetbaar, zodat het gesprek over de trend gaat in plaats van over meningen.