Kurz gesagt: Ein 5S-Audit ist ein kurzer, regelmäßiger Rundgang durch einen Arbeitsbereich, bei dem ein Auditor jedes der fünf S (Sortieren, Setzen, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) anhand einer festen Fragenliste bewertet. Mit einer Bewertung von 0 bis 4 je Frage, einem Foto je Bereich und jedes Mal derselben Checkliste sehen Sie, wo der Bereich nachlässt und ob er sich verbessert. Führen Sie das Audit als digitale Arbeitsanweisung durch, wird jedes Ergebnis mit Datum, Auditor und Fotos gespeichert.
Was sind die fünf S?
5S ist eine Methode, einen Arbeitsplatz so zu organisieren, dass alles Nötige griffbereit ist, alles andere verschwunden ist und Abweichungen auf einen Blick auffallen. Die Namen stammen von fünf japanischen Begriffen. Im Deutschen gibt es eigene Begriffe mit S, ebenso im Englischen und Niederländischen.
| S | Japanisch | Englisch | Niederländisch | Bedeutung |
|---|---|---|---|---|
| 1. Sortieren | Seiri | Sort | Scheiden | Alles entfernen, was für die Arbeit in diesem Bereich nicht gebraucht wird. |
| 2. Setzen (Systematisieren) | Seiton | Set in order | Schikken | Jedem Gegenstand einen festen, gekennzeichneten Platz nahe am Einsatzort geben. |
| 3. Säubern | Seiso | Shine | Schoonmaken | Bereich und Anlagen reinigen und die Reinigung als Inspektion nutzen. |
| 4. Standardisieren | Seiketsu | Standardise | Standaardiseren | Die ersten drei S mit Regeln, Kennzeichnungen, Fotos und Plänen wiederholbar machen. |
| 5. Selbstdisziplin | Shitsuke | Sustain | Standhouden | Den Standard durch Gewohnheiten, Audits und Aufmerksamkeit der Führung lebendig halten. |
Die ersten drei S verändern den Arbeitsplatz. Die letzten beiden sorgen dafür, dass die Veränderung in sechs Monaten noch da ist. Das 5S-Audit ist dafür das wichtigste Werkzeug: Es prüft den Standard und macht ein Nachlassen sichtbar, bevor es zur neuen Normalität wird.
Wie funktioniert ein 5S-Audit?
Ein 5S-Audit ist keine Sauberkeitskontrolle. Es prüft, ob der Bereich den Standard erfüllt, den das Team vereinbart hat, und ob dieser Standard noch passt. Drei Entscheidungen bestimmen, wie nützlich es ist.
- Bewertung je S. Der Auditor beantwortet je S einige Fragen, meist drei bis fünf, alle auf derselben Skala. So sehen Sie, wo das Problem liegt: ein Bereich kann blitzsauber sein (Säubern) und trotzdem keine gekennzeichneten Plätze haben (Setzen).
- Häufigkeit. Ein kurzer Selbstcheck des Teams jede Woche hält die Aufmerksamkeit auf dem Standard. Ein formales Audit durch jemanden außerhalb des Bereichs einmal im Monat liefert einen unabhängigen Blick. Neue Bereiche oder Bereiche mit schwachem Ergebnis werden häufiger auditiert.
- Wer auditiert. Der beste Auditor kennt 5S, arbeitet aber nicht täglich im Bereich: ein Teamleiter einer anderen Linie, ein Qualitätsingenieur, eine Führungskraft beim Gemba Walk. Wechselnde Auditoren verbreiten das Wissen über den Standard und verhindern, dass das Audit zur reinen Abhakliste wird.
Auditieren Sie denselben Bereich immer mit derselben Checkliste. Nur dann lassen sich Ergebnisse über die Zeit vergleichen. Ändern Sie die Checkliste, wenn sich der Standard ändert, und halten Sie fest, ab welchem Datum die neue Fassung gilt.
Welche Bewertungsskala ist sinnvoll?
Eine Skala von 0 bis 4 ist einfach genug für eine schnelle Bewertung und fein genug, um Fortschritt zu zeigen. Beschreiben Sie jede Stufe, damit zwei Auditoren in derselben Situation dieselbe Bewertung vergeben.
| Bewertung | Bedeutung | Typische Beobachtung |
|---|---|---|
| 0 | Nicht vorhanden | Es gibt keinen Standard, oder niemand hält sich daran. |
| 1 | Begonnen | Einiges ist geordnet, viele Abweichungen bleiben. |
| 2 | Teilweise erfüllt | Der Standard existiert und wird größtenteils befolgt, mit mehreren Abweichungen. |
| 3 | Erfüllt | Der Standard wird befolgt; höchstens eine kleine Abweichung. |
| 4 | Vorbildlich | Der Standard wird befolgt und das Team verbessert ihn aus eigener Initiative. |
Die 5S-Audit Checkliste
Nutzen Sie die folgenden Fragen als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren Bereich an. Eine Zerspanungszelle, ein Lagergang und ein Büro brauchen andere Details, die Struktur bleibt gleich.
| S | Frage | Bewertung 0-4 |
|---|---|---|
| Sortieren | Sind nur die Werkzeuge, Materialien und Dokumente vorhanden, die für die aktuelle Arbeit gebraucht werden? | |
| Sortieren | Sind defekte, veraltete oder ungenutzte Gegenstände entfernt oder mit einer roten Karte gekennzeichnet? | |
| Sortieren | Liegen keine privaten Gegenstände und kein Bestand über der vereinbarten Menge am Arbeitsplatz? | |
| Setzen | Hat jedes Werkzeug und jeder Gegenstand einen festen, gekennzeichneten Platz (Schattenbrett, Etikett, Bodenmarkierung)? | |
| Setzen | Ist im Moment alles an seinem Platz? | |
| Setzen | Sind Verkehrswege, Notausgänge, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kästen frei und gekennzeichnet? | |
| Säubern | Sind Boden, Maschinen und Werkbänke sauber, frei von Öl, Spänen und Abfall? | |
| Säubern | Werden Leckagen, Schäden und lose Teile, die beim Reinigen auffallen, gemeldet? | |
| Säubern | Sind Reinigungsmittel vorhanden und an ihrem gekennzeichneten Platz? | |
| Standardisieren | Gibt es einen sichtbaren Standard für den Bereich (Foto des Sollzustands, Reinigungsplan)? | |
| Standardisieren | Sind Etiketten, Farben und Bodenmarkierungen dieselben wie in anderen Bereichen? | |
| Standardisieren | Sind die aktuellen Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz verfügbar? | |
| Selbstdisziplin | Wurden die Maßnahmen aus dem letzten Audit fristgerecht erledigt? | |
| Selbstdisziplin | Wurde der wöchentliche Selbstcheck durchgeführt und dokumentiert? | |
| Selbstdisziplin | Können Teammitglieder den Standard erklären und sagen, warum er wichtig ist? |
Fünfzehn Fragen kosten einen erfahrenen Auditor zehn bis fünfzehn Minuten je Bereich. Halten Sie die Liste kurz: ein Audit, das eine Stunde dauert, findet nicht jeden Monat statt.
Wie führen Sie ein 5S-Audit Schritt für Schritt durch?
1. Bereiche und Auditoren festlegen
Teilen Sie den Standort in Bereiche mit klarer Grenze und einem verantwortlichen Teamleiter auf. Jeder Bereich bekommt ein eigenes Audit, damit das Ergebnis etwas über ein Team aussagt, das darauf reagieren kann. Erstellen Sie einen Plan mit Auditor und Woche je Bereich.
2. Den Standard vor dem ersten Audit vereinbaren
Fotografieren Sie jeden Bereich im Sollzustand und vereinbaren Sie mit dem Team, was "in Ordnung" bedeutet. Ohne gemeinsames Bild des Standards wird das Audit zur Geschmacksfrage. Hinterlegen Sie das Foto in der Checkliste, damit der Auditor immer mit demselben Bild vergleicht.
3. Den Bereich unangekündigt begehen
Auditieren Sie während der normalen Arbeit, nicht direkt nach einer Reinigungsrunde. Ein angekündigtes Audit misst, wie gut sich das Team vorbereitet, nicht wie gut der Standard hält. Gehen Sie mit der Checkliste eine feste Route, damit keine Ecke ausgelassen wird.
4. Jede Frage bewerten und fotografieren
Bewerten Sie jede Frage mit 0 bis 4 nach den vereinbarten Beschreibungen. Fotografieren Sie den Bereich als Ganzes und jede Abweichung, die eine Bewertung senkt. Ein Foto verhindert spätere Diskussionen und zeigt dem Team genau, was gesehen wurde.
5. Feststellungen dokumentieren und Maßnahmen vereinbaren
Notieren Sie bei jeder Bewertung unter 3, was nicht stimmt, wer es behebt und bis wann. Halten Sie Maßnahmen klein und konkret: "Schattenbrett für die Drehmomentschlüssel anbringen", nicht "Werkzeugablage verbessern".
6. Das Ergebnis sofort mit dem Team besprechen
Teilen Sie Bewertung und Fotos mit dem Teamleiter, bevor Sie den Bereich verlassen. Ein Ergebnis, das eine Woche später per E-Mail kommt, hat den größten Teil seiner Wirkung verloren. Beginnen Sie mit dem, was gut läuft, und gehen Sie dann die Maßnahmen durch.
7. Ergebnisse über die Zeit vergleichen und Maßnahmen abschließen
Betrachten Sie den Verlauf je Bereich und je S über mehrere Audits. Sinkt die Bewertung für Selbstdisziplin, während die anderen S stabil bleiben, ist meist der Selbstcheck eingeschlafen. Prüfen Sie beim nächsten Audit, ob die Maßnahmen erledigt sind; das ist die erste Frage unter Selbstdisziplin.
Wie wird das 5S-Audit digital?
Eine Papiercheckliste funktioniert, aber die Ergebnisse landen in einem Ordner, und wer Audits vergleichen will, tippt alles in eine Tabelle ab. Als digitale Checkliste läuft das Audit auf Smartphone oder Tablet direkt im Bereich, und jede Antwort wird mit der Ausführung gespeichert. Ein praktischer Aufbau:
- Ein Schritt je S. Fünf Schritte mit jeweils den drei bis fünf Fragen dieses S. Der Auditor sieht immer nur ein S und behält den Überblick.
- Ein Optionsfeld je Frage. Ein Optionsfeld mit den Werten 0 bis 4 gibt jeder Frage dieselbe Skala. Ein Schieberegler von 0 bis 4 geht auch, lässt sich aber nicht als Pflichtfeld markieren. Die Bedeutung der Werte steht in einem Erklärungsblock oben im Schritt.
- Ein Foto je Bereich. Ein Fotoblock in jedem Schritt, damit der Auditor den Zustand für dieses S festhält. Ein Bild daneben zeigt den Sollzustand als Referenz.
- Pflichtfelder. Markieren Sie die Bewertungsfragen und das Foto als Pflicht. Das Audit lässt sich dann nicht mit einer übersprungenen Frage abschließen, jedes Ergebnis ist vollständig.
- Ein Textbereich für Feststellungen. Ein Textbereich am Ende für Abweichungen und vereinbarte Maßnahmen, und ein Unterschriftsblock für den Auditor, wenn Ihr Qualitätssystem das verlangt.
In der Praxis mit digitalen Arbeitsanweisungen
In der Work Instruction App erstellen Sie das Audit im Browser-Editor als Arbeitsanweisung mit den oben beschriebenen Blöcken und veröffentlichen es. Jeder Bereich bekommt einen QR-Code oder NFC-Tag am Eingang; der Auditor scannt ihn und das richtige Audit öffnet sich. Geben Sie jedem Bereich eine eigene Fassung des Audits, dann bilden dessen Ausführungen die Historie des Bereichs. Bevorzugen Sie ein Audit für alle Bereiche, beginnen Sie es mit einem Auswahlblock für den Bereich; mit der Suche in Antworten (mindestens drei Zeichen) finden Sie dann die Audits eines Bereichs über seinen Namen.
Jede abgeschlossene Ausführung speichert den Auditor, Start- und Endzeit, die Version der Checkliste sowie jede Bewertung und jedes Foto. In der Liste der abgeschlossenen Ausführungen filtern Sie nach Arbeitsanweisung, Benutzer und Zeitraum, so stehen die Audits eines Bereichs der letzten Monate nebeneinander. Ändern Sie die Checkliste, erzeugt das Veröffentlichen eine neue Version, und ältere Audits bleiben mit der Version verknüpft, mit der sie durchgeführt wurden. Das ist der Audit Trail, nach dem ein externer Auditor fragt.
Feststellungen, an denen mehrere Personen arbeiten, können Sie in einem Logbuch für den Bereich oder die Maschine verfolgen, in dem das Team Nachrichten ergänzt, bis die Maßnahme erledigt ist. Wie Sie eine gute Anweisung grundsätzlich aufbauen, lesen Sie unter Arbeitsanweisung erstellen.
Wie bleibt Selbstdisziplin lebendig?
Die meisten 5S-Programme scheitern nicht an den ersten drei S. Sie scheitern, wenn die Aufmerksamkeit woandershin wandert und niemand bemerkt, dass die Unordnung langsam zurückkehrt. Diese Gewohnheiten halten die Selbstdisziplin lebendig:
- In festem Rhythmus auditieren. Planen Sie die Audits ein und werten Sie ein ausgefallenes Audit selbst als Feststellung.
- Ergebnisse sichtbar machen. Zeigen Sie die letzte Bewertung und die Fotos jedes Bereichs an der Teamtafel. Ein Team, das seinen eigenen Verlauf sieht, handelt danach.
- Maßnahmen abschließen. Eine Maßnahme, die monatelang offen bleibt, sagt dem Team, dass das Audit nicht zählt.
- Das Team sich selbst auditieren lassen. Der wöchentliche Selbstcheck mit derselben Checkliste macht den Standard zur Sache des Teams, nicht des Auditors.
- Den Standard aktuell halten. Ändert sich die Arbeit, passen Sie Sollzustandsfoto und Checkliste an. Ein Standard, der nicht mehr zur Arbeit passt, wird ignoriert.
- Führungskräfte gehen in die Fertigung. Eine Führungskraft, die regelmäßig selbst auditiert, Fragen stellt und Hindernisse beseitigt, zeigt, dass 5S zur Arbeit gehört.
5S ist die Grundlage für standardisierte Arbeit in der Fertigung: an einem geordneten Arbeitsplatz lassen sich die Schritte einer Arbeitsanweisung leichter befolgen und Abweichungen fallen früher auf. Ein digitales Audit macht das Ergebnis messbar, so geht es im Gespräch um den Verlauf statt um Meinungen.
