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Arbeitsanweisungen für Außendienst und Servicetechniker

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Kurz gesagt

Arbeitsanweisungen für den Außendienst führen Monteure und Servicetechniker beim Kunden vor Ort durch Montage und Wartung, auf dem eigenen Smartphone oder Tablet. Ein QR-Code oder NFC-Tag an der Anlage öffnet die richtige Anweisung, und Fotos, Messwerte, der GPS-Standort und die Unterschrift des Kunden werden mit der Ausführung als Nachweis des Einsatzes gespeichert.

Monteure und Servicetechniker arbeiten allein, jeden Tag an einem anderen Ort, an Anlagen, die sich alle ein wenig unterscheiden. Sie brauchen vor Ort die richtige Anweisung und danach einen Nachweis dessen, was sie getan haben.

Mit der Work Instruction App schreiben Sie eine Anweisung pro Anlagentyp und veröffentlichen sie auf einmal für alle Techniker. Vor Ort scannt der Techniker den Code an der Anlage, arbeitet die Schritte auf dem Smartphone ab und schließt mit der Unterschrift des Kunden ab. Danach steht die abgeschlossene Ausführung mit allen Fotos und Werten im Büro bereit.

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So sieht es in der App aus

Eine digitale Arbeitsanweisung wird ausgeführt: Schrittliste, Messwert und Freigabe des ersten Teils
Ausführung: ein Schritt nach dem anderen, mit den Messwerten und Prüfungen, die die Anweisung verlangt.
Ein Schritt einer Arbeitsanweisung auf dem Smartphone: Sicherheitsprüfung, Auftragsnummer und Maschine
In der Fertigung: große Schaltflächen und Felder auf Smartphone oder Tablet.
QR-Code und Link einer Arbeitsanweisung in der Work Instruction App, bereit zum Drucken oder für einen NFC-Tag

Die richtige Anweisung an der Anlage

Jede Arbeitsanweisung hat einen eigenen Link und QR-Code. Kleben Sie den QR-Code oder einen NFC-Tag auf die Anlage, in den Zählerschrank oder an die Innenseite der Serviceklappe, und der Techniker öffnet die richtige Anweisung per Scan, ohne in Ordnern oder auf einem Netzlaufwerk zu suchen. Mit der Android-App beschreiben Sie NFC-Tags selbst.

Ausführungsmodus einer Staplerkontrolle ohne Verbindung: die Anzeige zeigt Offline und 2 warten auf das Senden, die Antworten bleiben auf dem Gerät

Auf dem Smartphone, das der Techniker ohnehin dabei hat

Die App läuft im Browser jedes modernen Smartphones oder Tablets, und die Android-App gibt es bei Google Play. Die Schritte zeigen Fotos, PDFs und Videos der Anlage, eine Handlung pro Schritt. Zum Starten einer Anweisung ist eine Verbindung nötig, aber sobald die Ausführung läuft, arbeitet der Techniker im Keller oder in einem Funkloch weiter: Antworten und Fotos werden auf dem Telefon gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Empfang da ist.

Details einer abgeschlossenen Ausführung: Start- und Endzeit, Dauer, Benutzer und die erfassten Werte

Nachweis der Arbeit: Fotos, Werte, Standort und Unterschrift

Ein Serviceeinsatz ist erst abgeschlossen, wenn Sie zeigen können, was getan wurde. Bauen Sie den Nachweis direkt in die Anweisung ein:

  • Pflicht-Fotoblöcke für den Zustand vor und nach der Arbeit
  • Zahlenfelder für Drücke, Spannungen oder andere Messwerte, mit Minimum und Maximum: Ein Wert außerhalb des Bereichs wird markiert, und die Ausführung lässt sich erst abschließen, wenn er korrigiert ist
  • Ein Barcode-Scan für die Seriennummer der Anlage oder eines getauschten Teils
  • Ein Standortblock für die GPS-Position und ein Unterschriftsblock für den Kunden
Digitales Maschinenlogbuch mit Einträgen von drei Kollegen und einem Feld für einen neuen Eintrag

Ein Logbuch pro Anlage

Führen Sie für jede Anlage ein digitales Logbuch. Techniker hinterlassen eine Nachricht mit Namen und Uhrzeit, etwa zu einem Teil, das bald getauscht werden muss, oder zu einem geänderten Zugangscode, damit der nächste Kollege die Vorgeschichte kennt, bevor er anfängt. Ein QR-Code oder NFC-Tag an der Anlage öffnet ihr Logbuch.

Details einer Arbeitsanweisung: Versionen, Ausführungen und Verlauf

Jeder Techniker arbeitet mit der aktuellen Version

Ändert sich ein Verfahren, bearbeiten Sie die Anweisung einmal und veröffentlichen sie als neue Version. Jeder Techniker erhält beim nächsten Scan die neue Version, und jede abgeschlossene Ausführung zeigt, welche Version verwendet wurde. Keine veralteten Ausdrucke mehr im Servicewagen.

Anweisungen für den Kunden, ohne Konto

Mit dem Zusatzmodul für öffentlichen Zugang stellen Sie ausgewählte Arbeitsanweisungen über einen öffentlichen Link bereit. Ein Kunde oder Endnutzer scannt den QR-Code an der Anlage und sieht die Bedienungsanleitung oder eine einfache erste Prüfung, bevor er den Service anruft, ohne Anmeldung und ohne App-Installation.

Typische Arbeitsanweisungen im Außendienst

Montage und Inbetriebnahme

  • Eine Last-Minute-Risikoanalyse (LMRA) vor Arbeitsbeginn
  • Montageschritte pro Typ, mit Fotos des richtigen Ergebnisses
  • Inbetriebnahmewerte, die Seriennummer und die Unterschrift des Kunden bei der Übergabe

Wartung und Serviceeinsätze

  • Checkliste für die regelmäßige Wartung pro Anlagentyp
  • Schritte zur Fehlersuche mit Fotos vor und nach der Reparatur
  • Eine Nachricht im Logbuch der Anlage für den nächsten Einsatz

Häufige Fragen zu Arbeitsanweisungen im Außendienst

Teilweise. Zum Starten einer Arbeitsanweisung ist eine Datenverbindung nötig. Danach läuft die Ausführung ohne Empfang weiter: Antworten, Fotos, Audio und Unterschriften werden auf dem Telefon gespeichert und automatisch gesendet, sobald die Verbindung zurück ist, und eine Anzeige zeigt, wie viele Ausführungen noch warten. Laden Sie die Seite offline nicht neu, und nehmen Sie Videos nur mit Empfang auf. An Orten ganz ohne Empfang starten Sie die Anweisung, bevor Sie hineingehen.

Ja. Fügen Sie am Ende der Anweisung einen Unterschriftsblock ein: Der Kunde zeichnet seine Unterschrift auf dem Bildschirm, und sie wird als Bild mit der Ausführung gespeichert, zusammen mit dem Techniker, der Uhrzeit und den übrigen Antworten. Es ist eine gezeichnete Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur.

Ja, mit dem Zusatzmodul für öffentlichen Zugang. Sie wählen, welche Arbeitsanweisungen öffentlich sind; der Kunde scannt den QR-Code oder NFC-Tag an der Anlage und öffnet sie im Browser ohne Anmeldung. Alles andere bleibt hinter dem Login Ihrer eigenen Mitarbeiter.

Fügen Sie einen Standortblock hinzu: Er speichert die GPS-Position des Smartphones oder Tablets mit der Ausführung. Zusammen mit Start- und Endzeit, den Fotos vorher und nachher und der Unterschrift des Kunden zeigt die Ausführung, wo und wann die Arbeit erledigt wurde.

Nein. Schreiben Sie eine Anweisung pro Anlagentyp und bringen Sie deren QR-Code an jeder Anlage dieses Typs an. Die Vorgeschichte pro Anlage führen Sie in einem Logbuch, und gemeinsame Teile wie eine Sicherheitsprüfung verwenden Sie mit einem Block wieder, der eine andere Arbeitsanweisung startet.

Ja, als PDF, die der Browser erstellt. Jede Ausführung hat eine Druckseite mit Arbeitsanweisung, Version, Techniker, Zeiten und allen erfassten Schritten; klicken Sie auf Drucken / PDF und wählen Sie Als PDF speichern. Die App versendet den Bericht nicht selbst, Sie hängen das PDF an Ihre eigene Nachricht an.

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