Kurz gesagt: Eine visuelle Arbeitsanweisung zeigt jeden Schritt mit einem Foto oder einem kurzen Video des echten Arbeitsplatzes, sodass der Mitarbeiter sieht, was zu tun ist, statt es zu lesen. Das funktioniert, wenn jedes Bild aus Sicht des Bedieners aufgenommen ist, eine Handlung zeigt, das Wesentliche markiert und gut ausgeleuchtet ist, und wenn Videos 10 bis 30 Sekunden je Schritt dauern. Halten Sie Gesichter von Kollegen aus dem Bild und aktualisieren Sie die Aufnahmen, sobald sich der Prozess ändert.
Warum Arbeitsanweisungen visuell gestalten?
Text beschreibt, Bilder zeigen. "Halter mit dem Langloch zum Bediener hin einsetzen" braucht Lesezeit und lässt trotzdem Raum für Zweifel; ein Foto des Halters in der richtigen Lage nicht. Visuelle Anweisungen helfen auch, wenn nicht alle die Sprache der Anweisung gut lesen, und sie sind in der Produktion schneller zu befolgen, wo Mitarbeiter zwischen zwei Handgriffen auf einen Bildschirm schauen, statt Absätze zu lesen.
Bilder helfen aber nur, wenn sie gut gemacht sind. Ein dunkles Foto von der falschen Seite, auf dem drei Dinge gleichzeitig passieren, verwirrt mehr, als es erklärt. Die folgenden Schritte sind die Methode, die wir für jedes Foto und Video in einer Arbeitsanweisung empfehlen. Sie bauen auf den allgemeinen Regeln aus Arbeitsanweisung erstellen auf: eine Aufgabe pro Anweisung, eine Handlung pro Schritt, konkrete Werte.
Foto oder Video: was brauchen Sie?
Legen Sie vor der Aufnahme für jeden Schritt fest, welche Art von Bild er braucht. Eine einfache Faustregel:
- Foto für einen Zustand: die Lage eines Teils, eine Einstellung am Display, das richtige Etikett, das Endergebnis, der häufigste Fehler.
- Video für eine Bewegung: drehen und gleichzeitig drücken, eine Folge von Handgriffen, die nötige Kraft, ein Klicken, das man hören muss.
- Kein Bild für Schritte, die aus dem Text klar sind, etwa "Start drücken" an einer Maschine mit einem grünen Knopf.
Die meisten guten visuellen Anweisungen bestehen überwiegend aus Fotos, mit einigen kurzen Videos für Bewegungen, die schwer zu beschreiben sind.
Wie erstellen Sie Fotos und Videos, die funktionieren?
1. Planen Sie die Aufnahmen je Schritt im Voraus
Schreiben Sie zuerst die Schritte und legen Sie für jeden fest, welches Foto oder Video Sie brauchen. Gehen Sie die Aufgabe mit einem erfahrenen Mitarbeiter durch und notieren Sie die Momente, die leichter zu zeigen als zu beschreiben sind. Eine kurze Aufnahmeliste verhindert, dass Sie dreimal zurückmüssen, weil ein Foto fehlt.
2. Fotografieren Sie aus Sicht des Bedieners
Nehmen Sie jedes Foto und Video von der Stelle auf, an der der Bediener steht, auf Augenhöhe und in seiner Blickrichtung. Ein Bild von der anderen Seite der Maschine ist für den Nutzer gespiegelt, und links und rechts werden verwechselt. Arbeitet der Bediener im Sitzen, gehen Sie in die Hocke; schaut er von oben in die Maschine, halten Sie das Smartphone darüber.
3. Zeigen Sie eine Handlung pro Foto
Jedes Foto beantwortet eine Frage: wohin, wie soll es aussehen, welcher Knopf. Füllen Sie das Bild mit diesem Motiv und lassen Sie alles andere weg. Müssen Sie sowohl die Lage eines Teils als auch das Anzugsschema der Schrauben zeigen, machen Sie zwei Fotos. Eine Nahaufnahme des Details plus ein Übersichtsfoto zur Orientierung funktioniert besser als eine Totale.
4. Markieren Sie das Wesentliche
Lenken Sie den Blick auf den Teil des Bildes, der zählt: ein Pfeil zur richtigen Bohrung, ein Kreis um den Wert auf dem Display, ein rotes Kreuz auf dem Foto der falschen Situation. Nutzen Sie dafür die Bearbeitungsfunktion des Smartphones oder ein Bildprogramm, bevor Sie das Foto einfügen, und halten Sie es schlicht: eine Farbe, ein oder zwei Pfeile. Eine physische Markierung am Arbeitsplatz selbst (eine farbige Linie, ein Schild mit Nummer) ist noch besser, weil der Bediener sie auf dem Foto und an der Maschine sieht.
5. Sorgen Sie für gutes Licht
Die meisten misslungenen Fotos sind zu dunkel oder haben Spiegelungen. Nutzen Sie die Arbeitsplatzbeleuchtung und ergänzen Sie Licht, wo nötig, etwa mit einer Arbeitsleuchte von der Seite. Vermeiden Sie den Blitz auf glänzendem Metall oder Displays: Er erzeugt Reflexe, die genau das verdecken, was Sie zeigen wollen. Reinigen Sie die Linse des Smartphones; eine verschmierte Linse ist in der Produktion die häufigste Ursache für unscharfe Fotos. Ein ruhiger Hintergrund (ein Stück Karton hinter einem kleinen Teil) hilft ebenfalls.
6. Halten Sie Videos bei 10 bis 30 Sekunden je Schritt
Ein Video zeigt einen Schritt. Beginnen Sie kurz vor der Bewegung und hören Sie kurz danach auf, damit der Mitarbeiter den entscheidenden Moment nicht suchen muss. Halten Sie das Smartphone ruhig oder nutzen Sie ein Stativ, und filmen Sie im Querformat, wenn der Bildschirm am Arbeitsplatz quer steht. Braucht ein Schritt mehr als 30 Sekunden, sind es wahrscheinlich mehrere Schritte.
7. Entscheiden Sie, ob Sie Ton brauchen
In der Produktion ist Ton oft nutzlos: Maschinen sind laut, und viele tragen Gehörschutz. Sorgen Sie dafür, dass ein Video ohne Ton verständlich ist, und schreiben Sie die wichtigste Information in den Text des Schritts. Behalten Sie den Ton nur, wenn er Information trägt, etwa das Einrasten eines Steckers oder das Geräusch einer richtig laufenden Pumpe.
8. Achten Sie auf den Datenschutz von Kollegen
Fotos und Videos, auf denen eine Person erkennbar ist, sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO; behandeln Sie sie entsprechend. Zeigen Sie Hände und Arbeit, nicht Gesichter. Informieren Sie Kollegen, was Sie filmen und warum, und regeln Sie intern, wie die Aufnahmen genutzt und gespeichert werden; wo ein Betriebsrat besteht, beziehen Sie ihn ein. Vermeiden Sie Namensschilder, Bildschirme mit persönlichen Daten und andere Personen im Hintergrund. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten. Die Europäische Kommission erklärt die allgemeinen Regeln auf ihren Seiten zum Datenschutz.
9. Aktualisieren Sie die Aufnahmen, wenn sich der Prozess ändert
Ein veraltetes Foto ist schlimmer als keines: Der Mitarbeiter sieht an der Maschine etwas anderes als auf dem Bildschirm und weiß nicht, wem er glauben soll. Machen Sie neue Fotos zum festen Teil jeder Prozessänderung: ein neues Teil, ein neues Werkzeug, ein versetzter Knopf. Veröffentlichen Sie die aktualisierte Anweisung als neue Version, damit alle mit derselben arbeiten, und behalten Sie die alte Version zur Rückverfolgbarkeit. Auf der Seite zur Versionskontrolle lesen Sie, wie das funktioniert.
Was sollten Sie tun und was vermeiden?
| Tun | Vermeiden |
|---|---|
| Von der Position des Bedieners aus aufnehmen, auf Augenhöhe | Von der anderen Seite der Maschine oder von einer Leiter aus aufnehmen |
| Ein Motiv pro Foto, Bild gefüllt | Eine Totale des ganzen Arbeitsplatzes mit drei Handlungen |
| Ein Pfeil oder Kreis auf dem entscheidenden Detail | Viele Farben, Text im Bild, überall Pfeile |
| Arbeitsplatzlicht plus seitliche Leuchte, saubere Linse | Blitz auf glänzendem Metall oder Display |
| Video von 10 bis 30 Sekunden, eine Bewegung, ruhige Hand | Eine fünfminütige Aufnahme der ganzen Aufgabe |
| Ohne Ton verständlich, Kerninformation im Text | Gesprochene Erklärung, die in der Halle niemand hört |
| Hände und Arbeit im Bild | Erkennbare Gesichter, Namensschilder, persönliche Bildschirme |
| Ein Foto des häufigsten Fehlers, als falsch markiert | Nur "gute" Fotos, sodass eine falsche Situation fremd wirkt |
| Bei jeder Prozessänderung neu fotografieren | Fotos einer alten Vorrichtung behalten, "weil sie fast stimmen" |
Wie prüfen Sie eine visuelle Arbeitsanweisung vor der Veröffentlichung?
Gehen Sie vor dem Veröffentlichen diese kurze Prüfung durch:
- Hat jeder Schritt, der ein Bild braucht, eines, und wird jedes Bild gebraucht?
- Ist jedes Foto aus Sicht des Bedieners aufgenommen?
- Erkennen Sie in einer Sekunde, worum es auf jedem Foto geht?
- Sind alle Fotos auf dem Bildschirm am Arbeitsplatz scharf und hell genug?
- Ist jedes Video kürzer als etwa 30 Sekunden und ohne Ton verständlich?
- Sind keine erkennbaren Gesichter oder persönlichen Daten in den Bildern?
- Hat ein Mitarbeiter, der die Anweisung nicht erstellt hat, sie ohne Rückfragen befolgt?
Wie funktioniert das mit digitalen Arbeitsanweisungen?
In der Work Instruction App erstellen Sie eine visuelle Arbeitsanweisung auf zwei Wegen. Mit der Funktion Foto-Arbeitsanweisung machen Sie nacheinander Fotos, während Sie die Aufgabe durchgehen; jedes Foto wird ein Schritt mit optionaler Bildunterschrift und Beschreibung. Die Video-Arbeitsanweisung funktioniert genauso mit kurzen Videos. Danach öffnen Sie das Ergebnis im Editor und ergänzen Text, Prüfungen oder Eingabefelder. Haben Sie bereits Fotos oder PDF-Seiten, macht "Dateien in Arbeitsanweisungen umwandeln" aus jedem hochgeladenen Bild oder PDF einen Schritt einer neuen Arbeitsanweisung.
Im Editor fügen Sie einem Schritt auch selbst Fotos, Videos, PDFs und YouTube-Videos hinzu; siehe Anzeigeelemente. Umgekehrt können Mitarbeiter während einer Ausführung ein Foto machen oder Video oder Ton aufnehmen, etwa vom Endergebnis oder einer Abweichung; siehe Geräteeingabe. Diese Fotos werden mit der Ausführung gespeichert, zusammen mit Benutzer, Zeit und Version.
Veröffentlichen erzeugt eine neue Version, ein Foto nach einer Prozessänderung zu aktualisieren heißt also: ersetzen und erneut veröffentlichen. Die Seite zur Arbeitsanweisung gibt einen Überblick über alle Funktionen, und Erste Schritte zeigt, wie Sie Ihre erste Anweisung aufbauen.
