Kort gezegd: software voor SOP's en werkinstructies wordt meestal per gebruiker per maand afgerekend, soms per locatie of via een enterprise-contract. De licentieprijs is het zichtbare deel; apparaten, invoeringstijd en het maken van de eerste instructies vormen de rest. Daar staan de kosten van papier tegenover: bijna gratis om te printen, maar duur in gebruik. Voor een team van twintig operators kan één voorkomen herstelbatch of een veel kortere auditvoorbereiding al een groot deel van de jaarlijkse licentiekosten dekken. In dit artikel lees je hoe je die berekening voor je eigen situatie maakt.
Welke prijsmodellen zijn er?
| Model | Hoe het werkt | Past bij | Let op |
|---|---|---|---|
| Per gebruiker per maand | Iedere persoon met een account betaalt een maandprijs, vaak verdeeld in niveaus naar wat iemand mag doen (uitvoeren, analyseren, beheren) | Kleine en middelgrote teams die stap voor stap groeien | Elke operator als volwaardige gebruiker rekenen; kijk of er een goedkopere rol is voor uitvoerders |
| Per locatie of per lijn | Een vaste prijs per vestiging, ongeacht het aantal gebruikers | Fabrieken met veel operators en gedeelde tablets | Minimale contractduur; extra modules apart geprijsd |
| Enterprise-contract | Onderhandelde jaarprijs inclusief implementatie, integratie en support | Groepen met meerdere vestigingen en integratiewensen | Lange implementatietrajecten voordat er ook maar één instructie live staat |
De Work Instruction App werkt met het eerste model en drie niveaus: Execute voor operators die instructies uitvoeren, Analyze voor wie resultaten beoordeelt en Manage voor wie instructies maakt en publiceert. De actuele prijzen staan op de prijspagina. De verdeling over de rollen telt zwaarder dan de lijstprijs, zoals het rekenvoorbeeld hieronder laat zien.
Wat bepaalt de totale kosten?
Licenties
Vermenigvuldig het aantal gebruikers per rol met de prijs van die rol. De meeste bedrijven schatten dit te hoog in, omdat ze ervan uitgaan dat elke operator de duurste rol nodig heeft. In de praktijk heeft een lijn met twintig operators twintig Execute-licenties nodig, twee of drie Analyze-licenties voor de teamleider en kwaliteit, en een of twee Manage-licenties voor de mensen die instructies schrijven.
Apparaten
Digitale instructies draaien op elke smartphone, tablet of pc met een browser. De meeste bedrijven beginnen met de telefoons die operators al bij zich hebben en een gedeelde tablet op vaste werkplekken. Een robuuste tablet met wandhouder kost eenmalig een paar honderd euro; een QR-code kost niets en een NFC-tag minder dan twee euro.
De eerste instructies maken
Dit is de echte investering: iemand moet bij de werkplek staan, de stappen fotograferen en ze opschrijven. Reken op ongeveer een tot twee uur per instructie voor een goede eerste versie. Tien instructies voor de eerste lijn zijn dus een tot twee werkdagen. Een aanpak en voorbeelden vind je in een werkinstructie schrijven.
Invoering en koppelingen
Met een selfservice-tool is de invoering een kwestie van dagen: account, gebruikers, eerste instructies, tags op de machines. Een koppeling met ERP of MES is optioneel en meestal een tweede fase; voor Exact Online is die standaard beschikbaar. Enterprise-platformen vragen vaak eerst een project voordat er iets live staat, en daar zitten de grootste verborgen kosten.
Wat kost papier je vandaag?
Papieren instructies lijken gratis, omdat printen goedkoop is. De lopende kosten zitten verstopt in andere budgetten:
- Verspreiden en bijwerken. Elke wijziging betekent opnieuw printen, vellen vervangen in de ordners op elke werkplek en hopen dat de oude exemplaren verdwijnen. Tel de uren per maand.
- Herstelwerk en afkeur door verouderde informatie. Eén batch gemaakt met een oud aanhaalmoment, een oud etiket of een ontbrekende stap kan meer kosten dan een jaar licenties.
- Auditvoorbereiding. Ondertekende checklists uit ordners verzamelen voor een ISO- of klantaudit kost dagen; met een uitvoeringslog is het een filter op een scherm.
- Inwerken. Een nieuwe operator die voor elke vraag een collega nodig heeft, kost wekenlang de tijd van twee mensen.
- Ontbrekend bewijs. Een klacht zonder registratie van wat er gedaan en gecontroleerd is, kun je niet weerleggen, en een terugroepactie kun je niet beperken tot de getroffen batch.
Hoe ziet een rekenvoorbeeld eruit?
Een productielijn met twintig operators, twee teamleiders en één procesengineer. Prijzen zoals ze bij het schrijven op de prijspagina staan, exclusief btw (Nederlandse prijzen).
| Post | Per maand | Per jaar |
|---|---|---|
| 20 × Execute à 5 euro | 100 euro | 1.200 euro |
| 2 × Analyze à 50 euro | 100 euro | 1.200 euro |
| 1 × Manage à 100 euro | 100 euro | 1.200 euro |
| Twee gedeelde tablets met houder (eenmalig) | – | ongeveer 600 euro |
| 15 instructies maken (ongeveer 25 uur) | – | ongeveer 1.250 euro aan interne tijd |
| Totaal eerste jaar | ongeveer 5.450 euro |
Dan de andere kant. Stel dat digitale instructies één herstelbatch van 3.000 euro voorkomen, de auditvoorbereiding terugbrengen van drie dagen naar een halve dag (ongeveer 1.000 euro aan interne tijd) en het inwerken van vier nieuwe operators elk een week korter maken (ongeveer 4.000 euro). Dan levert het eerste jaar zo'n 8.000 euro op tegenover 5.450 euro aan kosten, en vanaf het tweede jaar zijn de licenties de enige terugkerende kosten. Jouw bedragen zullen anders zijn; de methode blijft hetzelfde.
Hoe reken je het uit voor je eigen team?
- Tel de gebruikers per rol: wie voert alleen uit, wie beoordeelt, wie maakt instructies.
- Tel de apparaten op die je echt moet kopen, en de uren om de eerste tien tot vijftien instructies te maken.
- Schat wat je vandaag verliest: herstelwerk en afkeur door verouderde informatie, dagen auditvoorbereiding, weken inwerken en de tijd die het verspreiden van wijzigingen kost.
- Vergelijk het eerste jaar en de jaren daarna apart. Het eerste jaar draagt het opbouwwerk; vanaf jaar twee is de opbrengst vrijwel volledig marge.
- Begin met één lijn. Een proefperiode van 30 dagen zonder creditcard is genoeg om de schatting uit stap 3 te vervangen door je eigen metingen.
In de praktijk met de Work Instruction App
Je betaalt per gebruiker per maand, exclusief btw: Execute 5 euro, Analyze 50 euro en Manage 100 euro (Nederlandse prijzen; voor klanten buiten Nederland staan de prijzen op de prijspagina). Wil je instructies delen met mensen zonder account, zoals klanten, uitzendkrachten of leveranciers, dan neem je de uitbreiding Public Access: 100 euro per maand per divisie, zonder licenties voor de lezers. Je bouwt de instructies zelf in de browser, operators openen ze via een QR-code of NFC-tag bij de machine en elke uitvoering wordt automatisch vastgelegd. Analyze is de rol voor het dashboard en de details van uitvoeringen; uitvoeringen goedkeuren en nieuwe versies van werkinstructies reviewen vraagt Manage. Afgeronde uitvoeringen exporteer je per werkinstructie en periode naar Excel of CSV. De handleiding om te beginnen laat stap voor stap zien hoe je de eerste instructie opzet.
Welke vragen stel je aan elke leverancier?
- Is er een goedkopere rol voor mensen die alleen instructies volgen?
- Kunnen mensen zonder account een gedeelde instructie volgen (klanten, uitzendkrachten, leveranciers)?
- Wat zit er in de support, en wat kost extra?
- Is er een minimale contractduur of een minimum aantal gebruikers?
- Kan ik mijn instructies en registraties meenemen als ik vertrek?
- Waar worden de gegevens gehost, en van wie zijn ze?
De antwoorden voor de Work Instruction App staan op de prijspagina en in de veelgestelde vragen over abonnementen. Wil je eerst papier en digitaal grondiger vergelijken, lees dan digitale werkinstructies versus papier.
