Kurz gesagt: Software für SOPs und Arbeitsanweisungen wird meist pro Benutzer und Monat abgerechnet, manchmal pro Standort oder über einen Enterprise-Vertrag. Der Lizenzpreis ist der sichtbare Teil; Endgeräte, Einführungszeit und die Erstellung der ersten Anweisungen machen den Rest aus. Dem stehen die Kosten von Papier gegenüber: fast kostenlos im Druck, aber teuer im Betrieb. Bei einem Team von zwanzig Mitarbeitern in der Fertigung kann schon eine vermiedene Nacharbeitscharge oder eine deutlich kürzere Auditvorbereitung einen großen Teil der jährlichen Lizenzkosten decken. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Rechnung für Ihre eigene Situation aufstellen.
Welche Preismodelle gibt es?
| Modell | Funktionsweise | Geeignet für | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Pro Benutzer und Monat | Jede Person mit Konto zahlt einen Monatspreis, oft gestaffelt nach Berechtigung (ausführen, analysieren, verwalten) | Kleine und mittlere Teams, die schrittweise wachsen | Jeden Mitarbeiter als Vollbenutzer zählen; prüfen Sie, ob es eine günstigere Rolle für Ausführende gibt |
| Pro Standort oder Linie | Ein Festpreis je Standort, unabhängig von der Zahl der Benutzer | Werke mit vielen Mitarbeitern und gemeinsam genutzten Tablets | Mindestvertragslaufzeiten; Zusatzmodule separat bepreist |
| Enterprise-Vertrag | Ausgehandelter Jahrespreis inklusive Implementierung, Integration und Support | Unternehmensgruppen mit mehreren Standorten und Integrationsbedarf | Lange Implementierungsprojekte, bevor die erste Anweisung live ist |
Die Work Instruction App nutzt das erste Modell mit drei Stufen: Execute für Mitarbeiter, die Anweisungen ausführen, Analyze für alle, die Ergebnisse auswerten, und Manage für diejenigen, die Anweisungen erstellen und veröffentlichen. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite. Die Verteilung auf die Rollen zählt mehr als der Listenpreis, wie das Rechenbeispiel unten zeigt.
Was bestimmt die Gesamtkosten?
Lizenzen
Multiplizieren Sie die Zahl der Benutzer je Rolle mit dem Preis dieser Rolle. Die meisten Unternehmen überschätzen diesen Posten, weil sie annehmen, dass jeder Mitarbeiter die teuerste Rolle braucht. In der Praxis benötigt eine Linie mit zwanzig Mitarbeitern zwanzig Execute-Lizenzen, zwei oder drei Analyze-Lizenzen für Schichtleitung und Qualität sowie ein oder zwei Manage-Lizenzen für die Personen, die Anweisungen schreiben.
Endgeräte
Digitale Anweisungen laufen auf jedem Smartphone, Tablet oder PC mit Browser. Die meisten Unternehmen beginnen mit den Smartphones, die die Mitarbeiter ohnehin dabeihaben, und einem gemeinsamen Tablet an festen Arbeitsplätzen. Ein robustes Tablet mit Wandhalterung kostet einmalig einige hundert Euro; ein QR-Code kostet nichts und ein NFC-Tag weniger als zwei Euro.
Die ersten Anweisungen erstellen
Das ist die eigentliche Investition: Jemand muss am Arbeitsplatz stehen, die Schritte fotografieren und aufschreiben. Rechnen Sie mit etwa ein bis zwei Stunden pro Anweisung für eine gute erste Version. Zehn Anweisungen für die erste Linie sind also ein bis zwei Arbeitstage. Vorgehen und Beispiele finden Sie unter Arbeitsanweisung erstellen.
Einführung und Integration
Mit einem Self-Service-Werkzeug ist die Einführung eine Sache von Tagen: Konto, Benutzer, erste Anweisungen, Tags an den Maschinen. Eine Anbindung an ERP oder MES ist optional und meist eine zweite Phase; für Exact Online ist sie standardmäßig verfügbar. Enterprise-Plattformen verlangen oft zuerst ein Projekt, bevor überhaupt etwas live geht, und genau dort liegen die größten versteckten Kosten.
Was kostet Sie Papier heute?
Papieranweisungen wirken kostenlos, weil Drucken billig ist. Die laufenden Kosten verstecken sich in anderen Budgets:
- Verteilen und Aktualisieren. Jede Änderung bedeutet neu drucken, Blätter in den Ordnern an jedem Arbeitsplatz austauschen und hoffen, dass die alten Kopien verschwinden. Zählen Sie die Stunden pro Monat.
- Nacharbeit und Ausschuss durch veraltete Information. Eine Charge mit einem alten Anzugsmoment, einem alten Etikett oder einem fehlenden Schritt kann mehr kosten als ein Jahr Lizenzen.
- Auditvorbereitung. Unterschriebene Checklisten für ein ISO- oder Kundenaudit aus Ordnern zusammenzusuchen dauert Tage; mit einem Ausführungsprotokoll ist es ein Filter auf dem Bildschirm.
- Einarbeitung. Ein neuer Mitarbeiter, der für jede Frage einen Kollegen braucht, bindet wochenlang die Zeit von zwei Personen.
- Fehlende Nachweise. Eine Reklamation ohne Aufzeichnung dessen, was getan und geprüft wurde, lässt sich nicht entkräften, und ein Rückruf lässt sich nicht auf die betroffene Charge begrenzen.
Wie sieht ein Rechenbeispiel aus?
Eine Fertigungslinie mit zwanzig Mitarbeitern, zwei Schichtleitern und einem Prozessingenieur. Preise wie zum Zeitpunkt des Schreibens auf der Preisseite angegeben: niederländische Listenpreise ohne MwSt. Für Kunden außerhalb der Niederlande gelten die dort genannten Preise, die Rechenmethode bleibt gleich.
| Posten | Pro Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|
| 20 × Execute zu 5 Euro | 100 Euro | 1.200 Euro |
| 2 × Analyze zu 50 Euro | 100 Euro | 1.200 Euro |
| 1 × Manage zu 100 Euro | 100 Euro | 1.200 Euro |
| Zwei gemeinsame Tablets mit Halterung (einmalig) | – | etwa 600 Euro |
| 15 Anweisungen erstellen (etwa 25 Stunden) | – | etwa 1.250 Euro interne Zeit |
| Summe erstes Jahr | etwa 5.450 Euro |
Nun die andere Seite. Wenn digitale Anweisungen eine Nacharbeitscharge von 3.000 Euro verhindern, die Auditvorbereitung von drei Tagen auf einen halben Tag verkürzen (etwa 1.000 Euro interne Zeit) und die Einarbeitung von vier neuen Mitarbeitern um je eine Woche verkürzen (etwa 4.000 Euro), liegt der Nutzen im ersten Jahr bei rund 8.000 Euro gegenüber 5.450 Euro Kosten. Ab dem zweiten Jahr sind die Lizenzen die einzigen laufenden Kosten. Ihre Zahlen werden anders aussehen; die Methode bleibt dieselbe.
Wie rechnen Sie es für Ihr Team aus?
- Zählen Sie die Benutzer je Rolle: Wer führt nur aus, wer wertet aus, wer erstellt?
- Addieren Sie die Geräte, die Sie wirklich kaufen müssen, und die Stunden für die ersten zehn bis fünfzehn Anweisungen.
- Schätzen Sie, was Sie heute verlieren: Nacharbeit und Ausschuss durch veraltete Information, Tage für die Auditvorbereitung, Wochen für die Einarbeitung und die Zeit für das Verteilen von Änderungen.
- Vergleichen Sie das erste Jahr und die Folgejahre getrennt. Das erste Jahr trägt den Aufbauaufwand; ab dem zweiten Jahr ist der Nutzen fast vollständig Marge.
- Beginnen Sie mit einer Linie. Eine 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte reicht, um die Schätzung aus Schritt 3 durch eigene Messwerte zu ersetzen.
In der Praxis mit der Work Instruction App
Sie zahlen pro Benutzer und Monat ohne MwSt.: Execute 5 Euro, Analyze 50 Euro und Manage 100 Euro (niederländische Listenpreise; die Preise für Kunden außerhalb der Niederlande stehen auf der Preisseite). Wenn Sie Anweisungen mit Personen ohne Konto teilen möchten, etwa mit Kunden, Leiharbeitern oder Lieferanten, buchen Sie die Erweiterung Public Access: 100 Euro pro Monat und Division (niederländischer Preis), ohne Lizenzen für die Leser. Die Anweisungen erstellen Sie selbst im Browser, die Mitarbeiter öffnen sie per QR-Code oder NFC-Tag an der Maschine, und jede Ausführung wird automatisch aufgezeichnet. Analyze ist die Rolle für das Dashboard und die Details der Ausführungen; Ausführungen freigeben und neue Versionen von Arbeitsanweisungen prüfen erfordert Manage. Abgeschlossene Ausführungen exportieren Sie pro Arbeitsanweisung und Zeitraum nach Excel oder CSV. Der Leitfaden für den Einstieg zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die erste Anweisung einrichten.
Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?
- Gibt es eine günstigere Rolle für Personen, die nur Anweisungen befolgen?
- Können Personen ohne Konto eine geteilte Anweisung befolgen (Kunden, Leiharbeiter, Lieferanten)?
- Was ist im Support enthalten, und was kostet extra?
- Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit oder eine Mindestzahl an Benutzern?
- Kann ich meine Anweisungen und Aufzeichnungen exportieren, wenn ich wechsle?
- Wo werden die Daten gehostet, und wem gehören sie?
Die Antworten für die Work Instruction App finden Sie auf der Preisseite und in den häufigen Fragen zum Abonnement. Wenn Sie Papier und digital zuerst gründlicher vergleichen möchten, lesen Sie digitale Arbeitsanweisungen im Vergleich zu Papier.
